Prenotazione per individuali e per gruppi ed eventi

Le funzionalità collegate alla prenotazione permettono:

> Visualizzazione tableau camere a 7, 15 e 31 giorni con interfaccia grafica per distinguere lo stato della pratica; possibilità di effettuare l’apertura di una pratica

> Visualizzazione disponibilità evidenziando opzioni, allotment (anche per singola agenzia), tipologia camera richiesta, sottotipologie, periodi ad alta occupazione (fiere, grandi eventi cittadini ecc.), contingenti camere allocate al sito web e ai GDS e IDS

> Possibilità di verifica immediata e preliminare delle tariffe disponibili alla vendita e relative informazioni su tipologie di camere abbinate all’offerta ed eventuali condizioni di vendita

 > Visualizzazione dello storico dei soggiorni, delle preferenze e abitudini dell’ospite abituale, direttamente dalla maschera di prenotazione

> Possibilità di inserire note visibili sia in fase di prenotazione che in fase di check-in; possibilità di visualizzare con un colpo d'occhio offerte speciali, messaggi dalla direzione ecc. (riquadro "Take a look")

> Possibilità di gestire le prenotazioni di servizi richiesti dal cliente in fase di prenotazione della camera e di gestire il loro addebito in automatico

> Gestione depositi caparra o della fattura di anticipo, acquisizione preferenze di fatturazione (c/ditta - c/ospite) già in sede di prenotazione o di anagrafica

> NOVITA': invio in automatico in italiano o in lingua del fax di conferma dell'avvenuta prenotazione e/o di un SMS contenente il numero della prenotazione.

> Invio in automatico in italiano o in lingua di email di conferma prenotazione con tutti gli elementi identificativi (tariffe …). Possibilità di mandare mail personalizzate attraverso OnlineConcierge. Possibilità di usare Mmail per la gestione di modelli di lettera precompilati (ad es. per la gestione dei solleciti) agganciati automaticamente alla pratica del cliente

 > Gestione delle prenotazioni tentative, opzioni, offerte, waiting list, nonché regostrazione motivi di cancellazione o annullamento

> Visualizzazione dalla maschera di prenotazione dei dati di prenotazione, no-show, allotment riferita alle anagrafiche di ditte/agenzie/clienti

> NOVITA': possibilità di gestire il cliente in casa anche in caso di non collegamento con l'Hosting, grazie al modulo Backup conti in carrello (con il ripristino del collegamento il sistema riallinea i dati)

Document Repository

Alla pratica di prenotazione è collegato il Document Repository che consente di conservare tutti i file (mail, fax, offerte ecc.) collegati alla prenotazione collocandoli in un’area comune. I file (conferme, corrispondenza ecc.) sono esportabili in formato word, html, fax.

Check-in

L’area check-in consente agli operatori di gestire con rapidità utili funzioni quali:
 

> Accesso agevole a tutte le condizioni applicate al cliente in sede di prenotazione (durata del soggiorno, tariffe, intestazione del conto, …)

> Possibilità di pre check-in per allocazione camere, emissione welcome card, chiavi magnetiche, schede di P.S. prima del check-in vero e proprio

> Ricerca camera da assegnare per insieme di caratteristiche

> Con un semplice click è possibile effettuare:

> Check-in passante, Check-in day use, Arrivo notte, Arrivo domani, No show
> Check-in veloce di gruppo
> Check-in di evento con date di arrivo e di partenza diverse per i componenti del gruppo

Al check-in sono collegate le schedine PS e anagrafica clienti suddivise per titolare prenotazione e accompagnatori anche con date di arrivo/partenza differenziate

Gestione del cliente in casa

Scrigno PMS presenta un dettagliato insieme di funzionalità per facilitare gli operatori nella gestione del cliente in casa:

> Ricerca clienti e accompagnatori

> Liste per la governante

> Strumenti per l’ottimizzazione della gestione delle camere (comunicazioni addetta/ ricevimento sullo stato della camera)

> Gestione degli interventi di manutenzione e relativa stampa

> Gestione di camere riservate a clienti VIP ai fini di rendere più efficiente l’attività degli addetti alla preparazione delle camere

> Pianificazione e quantificazione Ordini di Servizio da assegnare all’House Keeping

> Gestione di: Istat, Schedine PS e moduli c/59/60
Gestione giornaliera: addebiti automatici, quadratura e chiusura di fine giornata

> Liste di: arrivi e partenze; conti in casa; conti in carrello; addebiti registrati; di cassa

> Rapporto di produzione giornaliero

> Corrispettivi

Check-out

Scrigno PMS offre un gran numero di funzionalità legate al check-out quali:

> Visualizzazione informazioni su ospite per limitare le possibilità di errore nell’addebito manuale

> Gestione di errori in sede di emissione del conto (ristampe, correzioni, annullamenti e riemissioni …)

> Trasferimento addebiti da un conto all’altro e da una camera all’altra

> Ripresa dei conti emessi nel giorno

> Utilizzo deposito non agganciato alla prenotazione

> Passaggio da ricevuta a fattura

> Cambio intestatario del conto

> Gestione del pagamento (sospeso, cassa, carta credito) anche per importi parziali

> Inserimento addebito veloce al check-out

> Modifica intestatario del conto al check-out

> Emissione documenti provvisori

> Emissione documenti fiscali accompagnatori e successivi

> Check-out presenze

> Scelta differenziata nei contenuti di stampa del documento fiscale

> Opzione per evitare che venga all’ospite un conto con il dettaglio dei prezzi

BtoC integrato

> Il modulo ha al suo interno un booking engine BtoC integrato a due vie, che permette la ricezione della prenotazione inserita dal cliente direttamente nel Database centralizzato.