Scrigno Front Office
Prenotazioni per individuali e gruppi

Elenco delle funzionalità collegate alla prenotazione:

• ♦ visualizzazione tableau camere a 7,15 e 31 giorni con distinzione stato pratica
• ♦ visualizzazione disponibilità con evidenza opzioni, allotment (anche per singola agenzia), tipologia camera richiesta, sottotipologie, periodi ad alta occupazione (fiere, grandi eventi cittadini ecc.), contingenti camere allocate al sito web e ai GDS/IDS
• ♦ possibilità di verifica immediata e preliminare delle tariffe disponibili alla vendita e relative informazioni su tipologie di camere abbinate all’offerta con condizioni di vendita
• ♦ visualizzazione dello storico dei soggiorni, preferenze e abitudini degli ospiti dalla maschera di prenotazione
• ♦ inserimento note visibili in fase di prenotazione e di check-in; possibilità di visualizzare a colpo d'occhio offerte speciali, messaggi dalla direzione ecc.
• ♦ gestione dei servizi richiesti dal cliente in fase di prenotazione della camera e loro addebito automatico
• ♦ gestione depositi caparra o fattura di anticipo, acquisizione preferenze di fatturazione (c/ditta - c/ospite) già in sede di prenotazione o di anagrafica 
• ♦ invio in automatico in italiano o in lingua del fax di conferma dell'avvenuta prenotazione e/o di un SMS contenente il numero della prenotazione 
• ♦ invio in automatico in italiano o in lingua di email di conferma prenotazione con tutti gli elementi identificativi
• ♦ invio di mail personalizzate attraverso OnlineConcierge
• ♦ utilizzo di Mmail per i modelli di lettera precompilati (ad es. per la gestione dei solleciti) agganciati automaticamente alla pratica del cliente
• ♦ gestione delle prenotazioni tentative, opzioni, offerte, waiting list, nonché registrazione motivi di cancellazione o annullamento
• ♦ visualizzazione dalla maschera dei dati di prenotazione, no-show, allotment riferita alle anagrafiche di ditte/agenzie/clienti
• ♦ applicativo locale di backup che consente le operazioni di check-in e check-out anche in assenza di connessione web  
• ♦ import rooming-list gruppi per velocizzare l'operatività del front-desk durante il check-in

Document repository

Alla pratica di prenotazione è collegato il Document Repository che consente di conservare tutti i file (mail, fax, offerte ecc.) collegati alla prenotazione collocandoli in un’area comune (ed esportabili in formato word, html, fax).

Check-in

• ♦ accesso a tutte le condizioni applicate al cliente in sede di prenotazione (durata del soggiorno, tariffe, intestazione del conto, …)
• ♦ possibilità di pre check-in per allocazione camere, emissione welcome card, chiavi magnetiche, schede di P.S. prima dell'arrivo
• ♦ ricerca camera da assegnare per insieme di caratteristiche
• ♦ check-in passante, check-in day use, arrivo notte, arrivo domani, no show, check-in veloce di gruppo e di evento con date di arrivo e di partenza diverse per i componenti del gruppo

Al check-in sono collegate le schedine PS e anagrafica clienti suddivise per titolare prenotazione e accompagnatori anche con date di arrivo/partenza differenziate

Gestione del cliente in casa

• ♦ ricerca clienti e accompagnatori
• ♦ liste per la governante
• ♦ strumenti per l’ottimizzazione della gestione delle camere (comunicazioni addetta/ ricevimento sullo stato della camera)
• ♦ gestione degli interventi di manutenzione e relativa stampa
• ♦ gestione di camere riservate a clienti VIP ai fini di rendere più efficiente l’attività degli addetti alla preparazione delle camere
• ♦ pianificazione e quantificazione Ordini di Servizio da assegnare all’House Keeping
• ♦ gestione di: Istat, Schedine PS e moduli c/59/60

Gestione giornaliera: addebiti automatici, quadratura e chiusura di fine giornata

• ♦ liste di: arrivi e partenze; conti in casa; conti in carrello; addebiti registrati; di cassa
• ♦ rapporto di produzione giornaliero
• ♦ corrispettivi

Check-out

• ♦ visualizzazione informazioni su ospite per limitare le possibilità di errore nell’addebito manuale
• ♦ gestione di errori in sede di emissione del conto (ristampe, correzioni, annullamenti e riemissioni …)
• ♦ trasferimento addebiti da un conto all’altro e da una camera all’altra
• ♦ ripresa dei conti emessi nel giorno
• ♦ utilizzo deposito non agganciato alla prenotazione
• ♦ passaggio da ricevuta a fattura
• ♦ cambio intestatario del conto
• ♦ gestione del pagamento (sospeso, cassa, carta credito) anche per importi parziali
• ♦ inserimento addebito veloce al check-out
• ♦ modifica intestatario del conto al check-out
• ♦ emissione documenti provvisori
• ♦ emissione documenti fiscali accompagnatori e successivi
• ♦ check-out presenze
• ♦ scelta differenziata nei contenuti di stampa del documento fiscale
• ♦ opzione per evitare che venga consegnato all’ospite un conto con il dettaglio dei prezzi

Scrigno self check-in online

consente al cliente dell'hotel di effettuare il check-in online in anticipo, evitando così lunghe code al front-desk. Il modulo, infatti, consente la compilazione della schedina di PS e di dare il consenso alla privacy, direttamente dal sito web dell’hotel prima dell'arrivo. vai alla scheda completa

Scrigno web check-out

Il nuovo modulo web check-out invia all’ospite un link (anche via sms) tramite il quale potrà visualizzare il proprio conto e procedere al pagamento. vai alla scheda completa

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