PMS

Prenotazioni per individuali, gruppi ed eventi

Elenco delle funzionalità collegate alla prenotazione:

visualizzazione tableau camere a 7,15 e 31 giorni con distinzione stato pratica

visualizzazione disponibilità con evidenza opzioni, allotment (anche per singola agenzia), tipologia camera richiesta, sottotipologie, periodi ad alta occupazione (fiere, grandi eventi cittadini ecc.), contingenti camere allocate al sito web e ai GDS/IDS

possibilità di verifica immediata e preliminare delle tariffe disponibili alla vendita e relative informazioni su tipologie di camere abbinate all’offerta con condizioni di vendita

visualizzazione dello storico dei soggiorni, preferenze e abitudini degli ospiti dalla maschera di prenotazione

inserimento note visibili in fase di prenotazione e di check-in; possibilità di visualizzare a colpo d'occhio offerte speciali, messaggi dalla direzione ecc.

gestione dei servizi richiesti dal cliente in fase di prenotazione della camera e loro addebito automatico

gestione depositi caparra o fattura di anticipo, acquisizione preferenze di fatturazione (c/ditta - c/ospite) già in sede di prenotazione o di anagrafica

invio in automatico in italiano o in lingua del fax di conferma dell'avvenuta prenotazione e/o di un SMS contenente il numero della prenotazione

invio in automatico in italiano o in lingua di email di conferma prenotazione con tutti gli elementi identificativi

invio di mail personalizzate attraverso OnlineConcierge

utilizzo di Mmail per i modelli di lettera precompilati (ad es. per la gestione dei solleciti) agganciati automaticamente alla pratica del cliente

gestione delle prenotazioni tentative, opzioni, offerte, waiting list, nonché registrazione motivi di cancellazione o annullamento

visualizzazione dalla maschera dei dati di prenotazione, no-show, allotment riferita alle anagrafiche di ditte/agenzie/clienti

applicativo locale di backup che consente le operazioni di check-in e check-out anche in assenza di connessione web

import rooming-list gruppi per velocizzare l'operatività del front-desk durante il check-in

Document repository
Alla pratica di prenotazione è collegato il Document Repository che consente di conservare tutti i file (mail, fax, offerte ecc.) collegati alla prenotazione collocandoli in un’area comune (ed esportabili in formato word, html, fax).

Check-in

accesso a tutte le condizioni applicate al cliente in sede di prenotazione (durata del soggiorno, tariffe, intestazione del conto, …)

possibilità di pre check-in per allocazione camere, emissione welcome card, chiavi magnetiche, schede di P.S. prima dell'arrivo

ricerca camera da assegnare per insieme di caratteristiche

check-in passante, check-in day use, arrivo notte, arrivo domani, no show, check-in veloce di gruppo e di evento con date di arrivo e di partenza diverse per i componenti del gruppo

Al check-in sono collegate le schedine PS e anagrafica clienti suddivise per titolare prenotazione e accompagnatori anche con date di arrivo/partenza differenziate

Gestione del cliente in casa

ricerca clienti e accompagnatori

liste per la governante

strumenti per l’ottimizzazione della gestione delle camere (comunicazioni addetta/ ricevimento sullo stato della camera)

gestione degli interventi di manutenzione e relativa stampa

gestione di camere riservate a clienti VIP ai fini di rendere più efficiente l’attività degli addetti alla preparazione delle camere

pianificazione e quantificazione Ordini di Servizio da assegnare all’House Keeping

gestione di: Istat, Schedine PS e moduli c/59/60

Gestione giornaliera: addebiti automatici, quadratura e chiusura di fine giornata

liste di: arrivi e partenze; conti in casa; conti in carrello; addebiti registrati; di cassa

rapporto di produzione giornaliero

corrispettivi

Check-out

visualizzazione informazioni su ospite per limitare le possibilità di errore nell’addebito manuale

gestione di errori in sede di emissione del conto (ristampe, correzioni, annullamenti e riemissioni …)

trasferimento addebiti da un conto all’altro e da una camera all’altra

ripresa dei conti emessi nel giorno

utilizzo deposito non agganciato alla prenotazione

passaggio da ricevuta a fattura

cambio intestatario del conto

gestione del pagamento (sospeso, cassa, carta credito) anche per importi parziali

inserimento addebito veloce al check-out

modifica intestatario del conto al check-out

emissione documenti provvisori

emissione documenti fiscali accompagnatori e successivi

check-out presenze

scelta differenziata nei contenuti di stampa del documento fiscale

opzione per evitare che venga all’ospite un conto con il dettaglio dei prezzi

B2C integrato
Il modulo ha al suo interno un booking engine B2C integrato a due vie, che permette la ricezione della prenotazione inserita dal cliente direttamente nel Database centralizzato.

Scrigno self check-in online > vai alla scheda completa
consente al cliente dell'hotel di effettuare il check-in online in anticipo, evitando così lunghe code al front-desk. Il modulo, infatti, consente la compilazione della schedina di PS e di dare il consenso alla privacy, direttamente dal sito web dell’hotel prima dell'arrivo.

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